POLÍTICA DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS

Ruta 40 S.A.S está comprometida con brindar un tratamiento adecuado y que cumpla con la totalidad de disposiciones legales que sobre la materia existe, a todos los datos personales que le sean facilitados y que a su vez son incorporados en sus bases de datos y archivos. El tratamiento de datos personales podrá realizarse de forma directa por Ruta 40 S.A.S y/o por quien la compañía determine para cada caso. Los titulares de los datos de carácter personal tendrán derecho de forma gratuita y directa a conocer, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus datos personales, mediante comunicación que se recibirá en los canales que Ruta 40 S.A.S. dispone: (info@ruta40.com.co).

Nuestra Política de tratamiento y protección de datos personales tiene como objetivo regular la recolección, almacenamiento, tratamiento, administración, transferencia, transmisión y protección de la información que se reciba de parte de nuestros clientes, prospectos, proveedores, colaboradores, visitantes y socios a través de los diferentes canales de comunicación que se han desarrollado por Ruta 40 S.A.S con NIT 811038425-3 de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013

Ruta 40 S.A.S es responsable del tratamiento y protección de los datos personales obtenidos y recolectados. Igualmente somos responsables de atender las peticiones, quejas y/o reclamos de parte del titular de los datos en relación con sus derechos a conocer, modificar o revocar su autorización para el manejo de los datos

Nombre razón social: Ruta 40 S.A.S.

NIT: 811038425-3

Dirección: CR. 43A 30 26 (Av. El Poblado).

Teléfono: (57) (4) 448 18 40

Correo electrónico: info@ruta40.com.co

Sitio WEB / URL: www.ruta40.com.co

Ruta 40 S.A.S utilizará los datos almacenados en sus bases de datos, principalmente con las siguientes finalidades, sin limitarse únicamente a ellas:

Clientes/Prospectos:

1. Realizar invitaciones a los diferentes eventos y/o lanzamientos de las marcas, servicios y/o productos de Ruta 40 S.A.S. y/o las marcas que represente.
2. Facilitar la correcta ejecución de la prestación de servicios ofrecidos por Ruta 40 S.A.S.
3. Informar sobre las novedades de la marca BMW MOTORRAD o sobre cualquier otra marca que pueda llegar a representar y/o distribuir Ruta 40 S.A.S.
4. Informar por cualquier medio, promociones y/o campañas comerciales de las marcas de BMW MOTORRAD 
5. Generar mecanismos de comunicación eficientes y mantener contacto permanente con el titular de los datos personales.
6. Realizar encuestas de satisfacción sobre los productos y servicios virtuales y/o físicos que presta Ruta 40 S.A.S.
7. Ofrecer servicios complementarios, entre otros los financieros y de seguros, desarrollados en conjunto con aliados comerciales de Ruta 40 S.A.S.
8. Contactar a los propietarios en caso de campañas técnicas establecidas por los fabricantes de las marcas representadas por Ruta 40 S.A.S.
9. Enviar correspondencia o cualquier tipo de información y/o comunicación impresa y/o digital.
10. Establecer comunicación directa por diferentes medios (físico, impreso, digital, telefónico, mensajes de texto, correos electrónicos, etc.) con fines comerciales asociados a ventas de productos y/o servicios.
11. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas.
12. Compartir datos con aliados comerciales (personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras) en el desarrollo de convenios, campañas y/o acuerdos o contratos de índole comercial y/o civil.
13. Compartir datos con BMW AG (sociedad comercial extranjera) y con las empresas (personas jurídicas) que hacen parte del Grupo Empresarial del cual forma parte Autogermana S.A.S.
14. Compartir datos con aliados comerciales tales como entidades financieras y/o compañías de seguros en el marco de convenios, campañas y/o acuerdos de índole comercial cuya finalidad sea ofrecer mecanismos de financiación y/o seguros para los bienes comercializados por Ruta 40 S.A.S.
15. Consultar información financiera y/o el historial crediticio, así como realizar el reporte en centrales de información y/o centrales de riesgo en relación con el cumplimiento de los negocios y/o actividades comerciales.
16. Consultar los datos en diferentes listas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
17. Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.
18. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de Ruta 40 S.A.S, con el objeto de garantizar la seguridad de sus bienes y las personas relacionadas que nos visiten.
19. Publicar y divulgar el uso de imágenes, datos personales, voces, fotos, sonidos y filmaciones magnéticas entre otras, durante los eventos y programas realizados por las diferentes áreas de Ruta 40 S.A.S.
20. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.

Proveedores:

1. Contacto a través de cualquier medio de comunicación, electrónico, físico o digital, conocido o por conocerse, para brindar informaciones y notificaciones de carácter general, institucional, comercial y/o de mercadeo relacionadas con los productos y/o servicios prestados a Ruta 40 S.A.S
2. Consultar información financiera y/o el historial crediticio, así como realizar el reporte en centrales de información y/o centrales de riesgo en relación con el cumplimiento de los negocios y/o actividades comerciales.
3. Consultar los datos en diferentes listas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
4. Consultar y/o verificar información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.
5. Conocer y hacer seguimiento de la idoneidad financiera y el comportamiento comercial como proveedor de bienes y/o servicios.
6. Informar las modificaciones internas de cualquier tipo que se presenten en desarrollo de los vínculos contractuales como Proveedor Titular de la información.
7. Transmitir ofertas, servicios y productos que puedan ser útiles o adecuadas, a título individual o mediante alianzas comerciales que contraiga con Ruta 40 S.A.S.
8. Recolectar, registrar y actualizar datos personales o empresariales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender y acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor o tercero relacionado con Ruta 40 S.A.S.
9. Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos de facturas y cuentas de cobro presentadas a Ruta 40 S.A.S. y gestión de cobranzas y/o recaudo de cartera.
10. Evaluar los productos y servicios ofrecidos o prestados por parte del proveedor o tercero relacionado con Ruta 40 S.A.S
11. Desarrollar y aplicar procesos de inscripción y selección, evaluación de desempeño, visitas en sitio, elaboración de respuestas a una solicitud de información, elaboración de solicitudes de cotización y propuestas y/o adjudicación de contratos.
12. Enviar información por medios físicos, electrónicos y/o digitales, conocidos o por conocerse acerca de eventos y demás información de interés para mantener su relación como proveedor o tercero relacionado con Ruta 40 S.A.S.
13. Utilizar en el evento que sea necesario, los datos personales del representante legal o representantes legales o personas de contacto del proveedor con el fin de establecer controles de acceso a la infraestructura lógica o física.
14. Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Ruta 40 S.A.S en pro del tratamiento y protección de los datos personales a los cuales se tenga acceso.
15. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.

Colaboradores y/o Candidatos:

1. Confirmar la información personal suministrada mediante el cruce de ésta con bases de datos públicas, centrales y sistemas de prevención de riesgo, compañías especializadas, referencias y/o contacto
2. Consultar y/o verificar su información en listas de control nacionales e internacionales relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, actividades ilícitas o situaciones que reglamenta el código penal colombiano.
3. Consultar información financiera y/o el historial crediticio, así como realizar el reporte en centrales de información y/o centrales de riesgo en relación con el cumplimiento de los negocios y/o actividades comerciales.
4. Consultar los datos en diferentes listas relacionadas con la prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo (SARLAFT).
5. Transferir y/o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando éstos sean requeridos.
6. Monitorear a través de sistemas de videovigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de Ruta 40 S.A.S.
7. Realizar análisis, estudios y/o investigaciones con fines estadísticos para toma de decisiones corporativas y/o estratégicas de Ruta 40S.A.S.
8. Enviar a través de cualquier medio de comunicación, electrónico, digital o físico, informaciones y notificaciones con respecto al proceso de contratación que adelante con Ruta 40 S.A.S.
9. Establecer y gestionar todos los trámites de seguridad para iniciar una posible relación laboral.
10. Incorporar los datos personales en las carpetas y archivos donde se relaciona la historia laboral del candidato en Ruta 40 S.A.S.
11. Generar validaciones sobre la información que entrega el candidato relacionado con su experiencia laboral.
12. Transferir y/o transmitir sus datos personales a terceros con la finalidad de realizar estudios profesionales de seguridad

En general administrar las relaciones laborales y de ley; como son   la administración de la relación contractual, tales como pago de nómina, cumplimiento de obligaciones legales, laborales, de seguridad social procedimientos disciplinarios, sanciones etc., vacaciones

Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, RUTA 40 S.A.S. procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral, en un archivo central, sometiendo tal información a medidas y niveles de seguridades por mínimas que sean, en virtud de la potencialidad que la información laboral pueda contener datos sensibles.

Los datos personales de los ex empleados se conservan, exclusivamente, para el cumplimiento de las siguientes finalidades:

Dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y las órdenes de autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos;

Emitir certificaciones relativas a la relación del titular del dato con la compañía.

Visitantes:

1. Llevar el registro de las personas que como visitantes desean ingresar a las oficinas de Ruta 40 S.A.S, confirmar su identidad, identificar el motivo que justifique su ingreso y verificar la información que proporciona.
2. Recibir al visitante y canalizarlo en forma adecuada con la persona cuyo nombre haya mencionado al registrarse en la recepción.
3. Colaborar con base en el registro de visitantes antes mencionado, con la seguridad de todas las personas que se encuentren dentro de las oficinas de Ruta 40 S.A.S.
4. Usar los datos entregados en caso de emergencia ante cualquier eventualidad.
5. Monitorear a través de sistemas de video-vigilancia las actividades que se lleven a cabo en las instalaciones y establecimientos de comercio de Ruta 40 S.A.S, con el objeto de colaborar con la seguridad de sus bienes y las personas relacionadas con la compañía.

CASOS EN QUE NO ES NECESARIA LA AUTORIZACIÓN:

La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial
2. Datos de naturaleza pública;
3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

En RUTA 40 S.A.S., el Tratamiento de los datos de menores de edad, de ser requerido, se realizará de manera que se garantice el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

No obstante, no será política general de RUTA 40 S.A.S., el Tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN:

La información que reúna las condiciones de ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

1. A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales
2. A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
3. A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento de manera gratuita. Este derecho se podrá ejercer, sin costo alguno, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD: De conformidad con lo señalado en la ley, el Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Ruta 40 S.A.S.

Las peticiones relacionadas con los datos personales no tendrán costo alguno y NO requieren de abogado. Pueden ser efectuados directamente por las personas de manera gratuita.

Para ejercer estos derechos el titular de la información o sus causa habientes podrán hacerlo de manera gratuita por los siguientes medios:

• Comunicación remitida al responsable de atención de peticiones al correo electrónico info@ruta40.com.co
• Deberá indicar como mínimo:

                                    Nombre del Titular de la Información

                                    Dirección física.

                                    Cedula de Ciudadanía.

                                    Dirección electrónica.

                                    Teléfono(s) de contacto

Condición en la que actúa, si no lo hace en forma directa, deberá acreditar el correspondiente poder o calidad en la que actúa.

DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

MECANISMOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN PERSONAL QUE REPOSA EN LAS BASES DE DATOS DE RUTA 40 S.A.S

La compañía cuenta con mecanismos y herramientas tecnológicas para controlar el acceso a las bases de datos corporativas donde reposa la información recolectada correspondiente al tratamiento de datos personales públicos de interés. Igualmente, cuenta con procesos que permiten la identificación de mejoras de los controles de seguridad con el fin de mitigar el impacto a las nuevas amenazas tecnológicas propias de nuestro entorno.

Esta Política de protección de datos es efectiva desde la fecha de su publicación. Entra en vigencia a partir de su primera publicación que es el día 01 de agosto de 2019

Mauricio Gallo Tisnez

Representante legal

RUTA 40 S.A.S.